Verzorgende IG Linda Nieuwenhuis doet met haar wijkteam mee aan de pilot. Zij is enthousiast over de mogelijkheden en helpt haar collega’s om ermee te werken. “Spraakgestuurd rapporteren betekent dat een medewerker een rapportage niet meer typt, maar inspreekt. Wanneer een zorgmedewerker bij een cliënt is, kan hij of zij via het zorgdossier direct een verslag inspreken. Het systeem zet dit automatisch om in tekst. Met één druk op de knop wordt de tekst toegevoegd aan het dossier van de cliënt.”
Naam, datum, tijd en functie worden automatisch vermeld. De ingesproken tekst kan eenvoudig worden aangepast of aangevuld. “Je kunt maximaal drie minuten opnemen,” vertelt Linda. “Is dat niet genoeg, dan druk je gewoon opnieuw op start en spreek je verder. Het systeem voegt het netjes samen.”
Ontdekken wat werkt
TMZ is met deze proef gestart om te onderzoeken hoe spraakgestuurd rapporteren in de praktijk werkt en wat het oplevert voor medewerkers en cliënten. Het doel is om te kijken of het rapporteren efficiënter kan, zonder dat dit ten koste gaat van zorgvuldigheid en privacy.
Binnen haar wijkteam heeft Linda een actieve rol in de proef. “Ik ben wel geïnteresseerd in zorgtechnologie en kreeg de vraag of ik dit op me wilde nemen in het team,” vertelt ze. “Ik heb een Powerpoint presentatie rondgestuurd, oefenmateriaal uitgedeeld en het onderwerp tijdens werkoverleggen geïntroduceerd. Voor veel collega’s is het best een overgang. Ze zijn gewend om te typen en dat is natuurlijk logisch.”
De pilot geeft teams de ruimte om te oefenen, vragen te stellen en te ervaren wat voor hen het beste werkt. Niet iedereen zal op dezelfde manier rapporteren en dat hoeft ook niet. Het gaat erom dat zorgmedewerkers samen ontdekken hoe deze technologie kan ondersteunen.
Voordelen
Volgens Linda heeft spraakgestuurd rapporteren duidelijke voordelen. “Het scheelt tijd. Je kunt direct na het zorgmoment rapporteren, bijvoorbeeld in de auto als je op de parkeerplaats staat na een bezoek. Dan zit alles nog vers in je hoofd.”
Ook de kwaliteit van rapportages kan verbeteren. “Door het meteen in te spreken, kun je meer toelichting geven. Dat maakt de rapportage vollediger.”
Het systeem herkent bovendien veel termen, zoals medicatienamen en zet die goed om naar tekst. Aanpassingen zijn eenvoudig te doen. “Je kunt iets toevoegen of corrigeren en het systeem past de tekst meteen aan.”
Een ander voordeel is dat rapporteren samen met de cliënt kan. “Dat ligt natuurlijk aan de situatie,” zegt Linda, “maar het is mogelijk. Dan kun je samen bespreken wat je vastlegt. Dat maakt het transparant en duidelijk.”
Privacy en zorgvuldigheid
Spraakgestuurd rapporteren vraagt wel om aandacht voor privacy. Medewerkers moeten op een plek zijn waar ze ongestoord kunnen spreken. “Je moet wel alleen in een ruimte zijn als je gaat inspreken,” legt Linda uit. “Dat heeft te maken met de privacyregels en de bescherming van cliëntgegevens.”
Daarom kiezen medewerkers bewust het moment en de plek waarop ze rapporteren. Soms is dat direct na het bezoek, soms later via telefoon of laptop. Veel medewerkers gebruiken nu een combinatie van beide manieren.
De komende periode wordt gekeken naar de ervaringen van medewerkers en cliënten. Op basis daarvan bepalen we hoe we spraakgestuurd rapporteren verder kunnen inzetten binnen TMZ.
Linda is in ieder geval positief: “Het is even wennen, maar als je ermee werkt merk je hoe handig het is. Het helpt ons om sneller en uitgebreider te rapporteren en uiteindelijk komt dat de zorg voor de cliënt ten goede.”
De pilot Spraakgestuurd Rapporteren is gedraaid in de wijk en op twee intramurale afdelingen. In de wijk is de proef nu afgesloten en kunnen medewerkers de functie blijven gebruiken. Momenteel wordt onderzocht of Spraakgestuurd Rapporteren intramuraal verder uitgebreid kan worden. Ook komen er meer toepassingen waardoor het rapporteren nog makkelijker wordt. Zo kun je straks commando’s gebruiken om de ingesproken tekst te laten samenvatten of en een rapportage in structuur te laten zetten. De kern van deze oplossing is dat zorgprofessionals niet meer hoeven te dicteren, maar simpelweg praten. Attendi maakt van ingesproken rapportages kloppende en goed leesbare teksten.
